Henkilötietojen käsittelyseloste

Rekisterinpitäjä, tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

                           Apteekkien Eläkekassa                          

                           Postiosoite:
                           Kalevankatu 13, 00100 Helsinki

                           Käyntiosoite:
                           Kalevankatu 13, 00100 Helsinki
 

                           Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:

                           Eläkepäällikkö Sirpa Moilanen
                           puh.                 09 – 6126 2723
                           sähköposti      sirpa.moilanen [at] aekassa.fi

                           Tietosuojavastaava:

                           Lakimies Mari Rupponen, Porasto Oy
                           puh.                 09 – 7527 7257
                           sähköposti      mari.rupponen [at] porasto.fi
                          

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Apteekkien Eläkekassa hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) ja yrittäjän eläkelain (1272/2006, YEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa ja käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laeissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Laissa säädettyjen tehtävien lisäksi Apteekkien Eläkekassan henkilötietojen käsittely saattaa joissain tilanteissa perustua rekisteröidyn suostumukseen.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröidyt ovat
* työntekijöitä ja yrittäjiä, joiden lakisääteinen eläketurva on järjestetty eläkekassassa
sekä
* eläkekassalta eläkettä hakeneita tai saavia henkilöitä.

Eläkekassa käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkekassan eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:
* Henkilön perus- ja yhteystiedot
     - nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolintieto
     - osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
     - yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä näiden yhteystiedot
* Työsuhteeseen tai yrittäjyyteen liittyvät tiedot
     - työnantajan nimi
     - työsuhteen kesto- ja ansiotiedot
     - yrityksen nimi ja yhteystiedot
      - yrittäjätoiminnan kesto- ja työtulotiedot
* Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot
     - henkilön yhteydenotot ja pyydetyt ennakkolaskelmat
     - eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot
     - terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa
     - perhesuhdetiedot
* Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot
     - eläkeikä, karttunut eläke
     - tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista
     - eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot
* Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot
     - pankkiyhteys
     - ennakonpidätystiedot
     - eläkkeen määrä
     - muut maksunsaajat

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkekassa saa henkilötietoja vain sellaisilta tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa henkilötietoja eläkekassalle. Lisäksi eläkekassa saa henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään.

Eläkekassa saa säännönmukaisesti henkilötietoja mm. seuraavilta tahoilta:
* työnantaja
* toinen eläke- tai vakuutuslaitos
* Eläketurvakeskus
* Kansaneläkelaitos
* sosiaaliviranomaiset
* työttömyyskassat
* työvoimaviranomaiset 
* lääkärit, sairaalat, terveyskeskukset
* pankki
* verohallinto
* väestörekisterikeskus
* ulosottoviranomainen

Edellä mainittuja tahoja sitovat omat salassapitovelvoitteensa ja ne saavat luovuttaa vain asian hoitamisessa tarvittavat tiedot.

Henkilötietojen luovuttaminen

Eläkekassan henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella. 

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:
* Eläketurvakeskus
* toinen eläkelaitos
* Kansaneläkelaitos
* työnantajat
* pankki
* verohallinto
* työttömyyskassat
* työvoimaviranomaiset
* sosiaaliviranomaiset
* ulosottoviranomainen
* muutoksenhakuelimet

Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan

Eläkekassa ei siirrä henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle. Jos henkilötietoja on tarpeen siirtää EU-alueen ulkopuolelle, siirrossa turvataan henkilötietojen suoja mm. EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Henkilötietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Eläkekassa säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on eläkeasian käsittelyn kannalta tarpeellista. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään. Eläkekassa noudattaa lakisääteisiä säilyttämisaikoja.

Lakisääteisen eläkeasian asiakirjoja säilytetään TyEL 218 §:ssä säädettyjen määräaikojen mukaisesti. Myös kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännökset tulevat sovellettaviksi.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Eläkekassa käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

* Käytettävien tietojärjestelmien sekä muiden sähköisten käsittelyvälineiden asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
* Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
* Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
* Käyttäjiä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
* Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
* Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.
* Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkekassan lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.